Implementações Odoo de Sucesso no Setor de Eventos: Como a SaaS Otimizou a Gestão de Conferências
Organizar eventos, feiras e conferências exige planeamento rigoroso, controlo de custos e comunicação fluida entre várias equipas. Neste caso de sucesso Opencloud, exploramos como uma implementação Odoo SaaS transformou radicalmente a gestão de eventos numa empresa portuguesa, elevando a eficiência operacional em 45% e melhorando a satisfação dos participantes.
🏆 Desafio: Complexidade na Gestão de Conferências
A Eventiva Portugal, PME especializada em eventos corporativos, enfrentava vários obstáculos:
- Múltiplos sistemas desconectados
Plataforma de inscrições separada, CRM externo e faturação manual em Excel. - Retrabalho e erros manuais
Falhas na sincronização de dados provocavam duplicações e atrasos. - Visão limitada de métricas-chave
Impossibilidade de gerar relatórios consolidados em tempo real.
Esses gaps prejudicavam prazos, aumentavam custos e afetavam a experiência do cliente.
🚀 Solução: Implementação Odoo SaaS com a Opencloud
Através da nossa parceria certificada Odoo, utilizámos o modelo SaaS para garantir:
- Desdobramento rápido
Ambiente em nuvem configurado em menos de 2 semanas, sem custos iniciais de infra-estrutura. - Módulos integrados
• Website & e-commerce para inscrições
• CRM para gestão de leads e oportunidades
• Eventos para planeamento de agendas e salas
• Contabilidade para faturação automática
Todos os dados fluem num único ecossistema, eliminando redundâncias. - Acesso remoto e mobilidade
Equipa comercial e logística consultam e atualizam o sistema via tablet ou smartphone, em qualquer local. - Atualizações contínuas
Novo ciclo de funcionalidades Odoo, sem interrupções, através do portal SaaS.
“Graças à arquitetura cloud do Odoo e à experiência técnica da Opencloud, deixámos de perder tempo em tarefas repetitivas e ganhámos agilidade na tomada de decisões.”
— Maria Silva, Diretora de Operações, Eventiva Portugal
📈 Resultados Alcançados
Em apenas 3 meses, a Eventiva Portugal observou:
- Redução de 45% no tempo de processamento das inscrições
- Diminuição de 30% nos custos operacionais relacionados com faturação
- Aumento de 25% na taxa de conversão de leads a participantes
- Visibilidade em tempo real de indicadores-chave (KPI) e geração de relatórios automáticos
Esses ganhos permitiram à equipa focar-se em inovação do programa dos eventos e na experiência dos participantes.
💡 Lições Aprendidas e Boas Práticas
- Definir workflows claros antes da migração para garantir mapeamento adequado de dados.
- Apostar em formação prática: micro-workshops semanais ajudaram na rápida adopção pelas equipas.
- Monitorizar ROI desde o primeiro mês, aproveitando dashboards Odoo para justificar investimentos futuros.
- Manter comunicação aberta com o parceiro Odoo: esclarecimento rápido de dúvidas reduziu riscos.
🎯 Conclusão e Próximos Passos
A adoção de uma implementação Odoo SaaS revelou-se decisiva para a Eventiva Portugal. Se o seu negócio de eventos enfrenta desafios similares, descubra como podemos ajudar:
- Visite-nos em: www.opencloud.pro
- Saiba mais sobre o nosso estatuto de parceiro Odoo:
https://www.odoo.com/partners/opencloud-unipessoal-lda-12774
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